Welche Unterlagen Vermieter verlangen dürfen: Rechte, Pflichten und Grenzen für Mieter

Wer eine Wohnung vermietet, will auf Nummer sicher gehen. Schließlich geht es nicht nur um Vertrauen, sondern auch um finanzielle Risiken. Deshalb ist es üblich, dass Vermieter sich vor Vertragsabschluss genauer über potenzielle Mieter informieren. Dabei gilt jedoch: Niemand ist verpflichtet, schon bei der Besichtigung oder Bewerbung Unterlagen abzugeben. In der Realität sieht es aber oft anders aus, denn wer nichts vorlegt, wird bei der Auswahl meist schneller aussortiert.

Warum die Mieterselbstauskunft so wichtig ist

Um sich ein Bild von Bewerbern zu machen, greifen viele Vermieter auf eine Mieterselbstauskunft zurück. Damit lassen sich vor allem die finanzielle Situation und die Zuverlässigkeit einschätzen.

Typischerweise werden darin folgende Punkte abgefragt:

• berufliche Situation und Einkommen
• weitere Einnahmequellen
• bisherige Wohnverhältnisse
• persönliche Angaben wie Familienstand

Nicht alles ist dabei erlaubt:

• Fragen zu sensiblen Themen wie Religion, politische Einstellung, sexuelle Orientierung, ethnische Herkunft, Vorstrafen (in der Regel) oder Schwangerschaft sind unzulässig
• solche Angaben dürfen verweigert oder sogar falsch beantwortet werden

Anders bei zulässigen Informationen:

• falsche Angaben, etwa zum Einkommen, können ernsthafte Folgen haben
• im Extremfall drohen Kündigung oder sogar die Aufhebung des Mietvertrags

Diese Nachweise werden häufig verlangt

Zusätzlich zur Selbstauskunft fordern viele Vermieter weitere Dokumente an, um sich abzusichern. Besonders verbreitet sind:

• Ausweiskopie zur Identitätsprüfung
• aktuelle Gehaltsnachweise
• Bonitätsauskunft (z. B. SCHUFA)
• Angaben zum vorherigen Vermieter
• oder eine Bestätigung über schuldenfreie Mietzahlungen

Vor allem Bonitätsauskünfte liefern Hinweise darauf, ob es in der Vergangenheit Zahlungsschwierigkeiten gab.

Zwischen Absicherung und Privatsphäre

Vermieter dürfen viele Informationen einholen, um Risiken zu minimieren. Gleichzeitig sind sie an klare rechtliche Grenzen gebunden, insbesondere wenn es um persönliche Daten geht.

Für Mietinteressenten heißt das:

• Unterlagen sind freiwillig, aber oft entscheidend für die Zusage
• bei erlaubten Fragen sollten die Angaben korrekt sein
• unzulässige Fragen müssen nicht beantwortet werden

Für Vermieter gilt wiederum:

• Eine gute Mischung aus Dokumenten, persönlichem Eindruck
• sowie Kaution und erster Mietzahlung
• sorgt für die größte Sicherheit bei der Auswahl

Wie lange dürfen Vermieter und Mieter Daten speichern?

Wie lange personenbezogene Daten rund ums Mietverhältnis gespeichert werden dürfen, ist klar geregelt, vor allem durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Entscheidend ist dabei der Grundsatz der sogenannten "Speicherbegrenzung" aus Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO. Dieser besagt: Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Danach müssen sie gelöscht werden.

Für Vermieter bedeutet das: Kommt kein Mietvertrag zustande, dürfen die Daten von Bewerbern nur kurzfristig gespeichert werden, in der Praxis meist wenige Wochen bis maximal drei bis sechs Monate. Hintergrund ist unter anderem Art. 6 DSGVO, der festlegt, wann eine Datenverarbeitung überhaupt erlaubt ist, etwa zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Ist der Auswahlprozess abgeschlossen, entfällt dieser Zweck, und die Daten müssen gelöscht werden, sofern keine Einwilligung für eine längere Speicherung vorliegt.

Kommt hingegen ein Mietverhältnis zustande, dürfen die Daten für die Dauer des Vertrags gespeichert bleiben. Auch nach dem Auszug ist eine weitere Aufbewahrung zulässig, etwa zur Durchsetzung oder Abwehr möglicher Ansprüche. Hier greift die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren nach deutschem Zivilrecht. Bestimmte Unterlagen, insbesondere solche mit steuerlicher Relevanz, müssen sogar deutlich länger gespeichert werden – in der Regel bis zu zehn Jahre.

Auch für Mieter gelten diese Grundsätze: Sie dürfen Unterlagen wie Mietvertrag, Schriftverkehr oder Nebenkostenabrechnungen so lange aufbewahren, wie sie diese benötigen, etwa zur Prüfung von Abrechnungen oder für mögliche Rückforderungen. In der Praxis empfiehlt es sich, wichtige Dokumente ebenfalls mindestens drei Jahre nach Mietende aufzubewahren, in steuerlich relevanten Fällen entsprechend länger.

Unterm Strich gilt für beide Seiten: Nicht alles darf unbegrenzt gespeichert werden, sondern nur das, was wirklich notwendig ist, und nur so lange, wie ein klarer Zweck besteht.

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