Schritt für Schritt durch den Behördendschungel: Was Angehörige im Todesfall wissen müssen

Um in dieser schweren Zeit den Überblick zu behalten, hilft eine klare Orientierung durch die wichtigsten bürokratischen Hürden, um Licht in den Paragrafendschungel zu bringen.

Die ersten Stunden: Unmittelbare Dokumente

Sobald ein Mensch zu Hause verstorben ist, ist der erste Weg der zum Arzt (Hausarzt oder ärztlicher Notdienst unter der 116 117).

• Der Totenschein: Der Arzt führt eine Leichenschau durch und stellt die offizielle Todesbescheinigung aus. Dieses Dokument ist die Basis für alles Weitere. Ohne Totenschein darf kein Bestatter tätig werden.
• Personalausweis: Haltet den Ausweis des Verstorbenen bereit, damit der Arzt die Identität zweifelsfrei feststellen und die Daten korrekt in den Totenschein übertragen kann. Sollte der Ausweis nicht auffindbar sein, hilft oft eine Meldebescheinigung oder der Reisepass weiter.

Der Gang zum Standesamt: Die Sterbeurkunde

Innerhalb von spätestens drei Werktagen muss der Todesfall beim Standesamt des Sterbeortes gemeldet werden. Meist übernimmt dies das Bestattungsunternehmen, doch die Unterlagen müsst ihr liefern.

Je nach Familienstand werden folgende Originale benötigt:

• Bei Ledigen: Die Geburtsurkunde des Verstorbenen.
• Bei Verheirateten: Die Heiratsurkunde (oft im Stammbuch zu finden) oder ein beglaubigter Auszug aus dem Familienbuch.
• Bei Verwitweten: Die Heiratsurkunde sowie die Sterbeurkunde des bereits früher verstorbenen Ehepartners.
• Bei Geschiedenen: Die Heiratsurkunde und das rechtskräftige Scheidungsurteil (unbedingt auf den sogenannten Rechtskraftvermerk achten).

Tipp: Lasst euch direkt mehrere Ausfertigungen der Sterbeurkunde ausstellen (mindestens 5 bis 10 Exemplare). Viele Institutionen wie Versicherungen, Banken, das Grundbuchamt und das Nachlassgericht verlangen Originale oder beglaubigte Kopien. Kostenfreie Versionen gibt es oft speziell für die Renten- und Sozialversicherung.

Versicherungen und Finanzen

Hier gilt: Schnelligkeit spart oft Geld und unnötigen Ärger mit Fristen. Ein wichtiger erster Check ist die Suche nach Vorsorgedokumenten. Prüft genau, ob der Verstorbene zu Lebzeiten bereits finanzielle Vorsorge getroffen hat, um die Hinterbliebenen nicht mit den oft hohen Bestattungskosten zu belasten.

• Lebens- und Unfallversicherungen: Diese Verträge haben oft sehr kurze Meldefristen, die teilweise nur 24 bis 72 Stunden betragen. Eine verspätete Meldung kann im schlimmsten Fall den Leistungsanspruch gefährden.
• Krankenkasse: Die Krankenkassenkarte muss zeitnah zurückgegeben oder entwertet werden. Die Mitgliedschaft endet automatisch mit dem Todestag, doch für mitversicherte Familienmitglieder muss der Versicherungsschutz ggf. neu geklärt werden.
• Rentenversicherung: Das Rentenservice-Zentrum der Deutschen Post muss zeitnah informiert werden. Dies verhindert unberechtigte Überzahlungen, die später mühsam zurückgefordert werden müssten. Ehepartner können hier zudem das sogenannte „Sterbevierteljahr“, bei dem die volle Rente des Verstorbenen für drei Monate weitergezahlt wird.
• Banken: Kreditinstitute sperren Konten oft, sobald sie vom Tod erfahren. Hier wird die Sterbeurkunde sowie (falls vorhanden) eine Vollmacht „über den Tod hinaus“ benötigt, um laufende Kosten wie Miete oder Strom weiterhin begleichen zu können.

Verträge und Abonnements (Der digitale Nachlass)

Oft vergessen, aber kostspielig, wenn sie weiterlaufen:

• Mietvertrag: Erben haben ein Sonderkündigungsrecht mit einer Frist von drei Monaten.
• Energieversorger: Notiert euch bei der Wohnungsbegehung die Zählerstände für Strom, Gas und Wasser und meldet diese den Versorgern, um korrekte Endabrechnungen zu erhalten.
• Abos & Mitgliedschaften: Denkt an das Fitnessstudio, lokale Zeitungen, den ADAC sowie digitale Dienste wie Netflix, Spotify oder Amazon Prime. Hier reicht oft eine formlose Mail mit Kopie der Sterbeurkunde.
• Social Media: Profile bei Facebook, Instagram oder LinkedIn müssen entweder gelöscht oder in den Gedenkzustand versetzt werden.

Das Erbe: Testament und Erbschein

Um rechtssicher über das Erbe verfügen zu können – besonders wenn Immobilien oder größere Bankguthaben ohne explizite Vollmacht vorhanden sind – benötigt ihr in vielen Fällen einen Erbschein.

• Nachlassgericht: Liegt ein Testament vor? Dieses muss beim Nachlassgericht abgeliefert werden.

• Erbschein beantragen: Dies geschieht beim zuständigen Amtsgericht. Achtung: Ein Erbschein kostet Gebühren, die sich nach dem Wert des Erbes richten.

Vorsorge zu Lebzeiten: Den Hinterbliebenen die Last nehmen

Niemand setzt sich gerne mit dem eigenen Ableben auseinander, doch eine frühzeitige Organisation ist das größte Geschenk, das man seinen Angehörigen machen kann. Um den eigenen Angehörigen diese Last in der Zukunft zu ersparen, empfiehlt es sich, die wesentlichen Punkte der eigenen Vorsorge bereits heute zu regeln:

• Der Vorsorgeordner: Anlage einer zentralen Mappe, die alle relevanten Versicherungsunterlagen, Rentenbescheide, Geburts- und Heiratsurkunden sowie eine Liste aller laufenden Verträge und Mitgliedschaften enthält.
• Digitaler Nachlass: Erstellung einer Übersicht über digitale Accounts und sichere Hinterlegung der Zugangsdaten, damit soziale Netzwerke, Cloud-Dienste und Abonnements problemlos verwaltet oder gekündigt werden können.
• Finanzielle Absicherung: Bestattungskosten bewegen sich oft im hohen vier- oder fünfstelligen Bereich. Eine finanzielle Absicherung durch eine Sterbegeldversicherung nimmt den Hinterbliebenen diese Sorge ab und stellt sicher, dass der Abschied nach den eigenen Wünschen finanziert ist.
• Rechtliche Dokumente: Hinterlegung einer Patientenverfügung und einer Vorsorgevollmacht. So wird sichergestellt, dass der eigene Wille respektiert wird und Vertrauenspersonen in schweren Momenten handlungsfähig bleiben.

Das zentrale Standesamt in Hamburg sowie die Friedhöfe (z.B. Ohlsdorf) bieten eigene Beratungsstellen an, die euch beim Behördengang unterstützen.