03. Januar 2022 – Linda Shllaku

Optionen und Möglichkeiten

Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter: Was Sie jetzt wissen müssen!

Die Arbeitszeiterfassung ist ein beliebtes Streitthema zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Worauf es dabei zu achten gilt, lest ihr hier.

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Foto: Shutterstock

Ein potenzielles Streitthema zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern ist die tatsächlich verrichtete Arbeitszeit. Um Konflikte zu vermeiden, gilt eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Worauf es dabei zu achten gilt und welche Optionen Arbeitgebern für die Dokumentation zur Verfügung stehen, wollen wir uns einmal etwas genauer ansehen.

Was versteht man unter Arbeitszeiterfassung?

Der Begriff Arbeitszeit bezeichnet die Zeit, die ein Arbeitnehmer seinem Unternehmen zur Verfügung stellt. Damit dabei alles nach Vorschrift läuft, ergibt eine Arbeitszeiterfassung für beide Seiten Sinn. Dieses Instrument dokumentiert die täglich verrichtete Arbeitszeit eines Angestellten. Der Arbeitgeber erhält eine Garantie, dass die bezahlte Zeit auch tatsächlich gearbeitet wurde und kann auf diese Weise gesetzlich festgelegte Ruhezeiten einhalten. Der Arbeitnehmer auf der anderen Seite kann überprüfen, ob seine im Arbeitsvertrag festgelegte Arbeitszeit tatsächlich korrekt abgerechnet wurde.

Ist eine Arbeitszeiterfassung notwendig?

Das Arbeitsgesetz schreibt die Arbeitszeiterfassung offiziell vor. Damit wird ihre Umsetzung für Arbeitgeber zur Pflicht. Dieser muss den Arbeitsbeginn und das Ende dokumentieren, um sich im gesetzlichen Rahmen zu bewegen. Die Zeiterfassung kann dabei sowohl in digitaler als auch in analoger Form vollbracht werden. In der Praxis stellt sich die digitale Arbeitszeiterfassung allerdings als vorteilhaft heraus. Statt mühsam Listen führen zu müssen, erfolgt sie hier automatisch, was für eine lückenlose Dokumentation sorgt.

Was ist bei der Arbeitszeiterfassung zu beachten?

Die Arbeitszeiterfassung muss für jeden Tag vollzogen werden, an dem ein Arbeitnehmer seine Arbeit verrichtet. Da in der Praxis Überstunden normal sind, wird somit gewährleistet, dass diese auch korrekt erfasst werden. Bevor eine Erfassung der Arbeitszeit verankert wurde, war es für Arbeitnehmer deutlich schwieriger, die Überstunden nachzuweisen. Die Pflicht zur Überwachung der Arbeitszeit liegt beim Arbeitgeber, sodass dieser bei Verstößen haftbar gemacht werden kann. Es ist deshalb in seinem Interesse, die Arbeitszeiten seiner Angestellten genau zu erfassen, um gesetzliche Regelungen einhalten zu können.


Die beste Methode hierfür bietet die digitale Arbeitszeiterfassung. Im Gegensatz zur analogen Erfassung wird das Risiko für Fehler minimiert, da die Prozesse automatisch ablaufen. Dies garantiert ebenfalls, dass eventuelle Verstöße direkt erkannt und gemeldet werden können. Außerdem sollte stets darauf geachtet werden, dass die Arbeitszeiterfassung vonseiten des Arbeitgebers geprüft wird, da Fehler bei der Arbeitszeiterfassung nie gänzlich auszuschließen sind.

Wie funktioniert die digitale Arbeitszeiterfassung?

Die Umsetzung der digitalen Arbeitszeiterfassung gestaltet sich als unkompliziert. Zum Einsatz kommen beispielsweise Terminals, über die der Arbeitnehmer seine Arbeitszeit offiziell startet. Als Alternativen dazu stehen auch mobile Stempeluhren zur Verfügung, bei denen der gesamte Prozess über das Smartphone des Arbeitnehmers abgewickelt wird. Anschließend erfolgt die Bestätigung über einen Pin, sodass eine Verifizierung stattfindet. Die genauen Abläufe können von den Unternehmen selbst festgelegt werden, was eine entsprechende Flexibilität mit sich bringt.

Wie lange muss die Arbeitszeiterfassung aufgehoben werden?

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, die Dokumentation der Arbeitszeiten aufzubewahren. Dies soll Transparenz und einen Schutz für die Arbeitnehmer gewährleisten. Vorgegeben sind dafür spezielle Fristen, die vom Arbeitgeber eingehalten werden müssen. Im Falle der Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter liegt die Frist bei mindestens zwei Jahren. Ob die Erfassung in schriftlicher oder elektronischer Form erfolgt, bleibt dabei dem Arbeitgeber selbst überlassen. Im Falle einer fehlerhaften Erfassung liegt die Haftung beim Arbeitgeber.


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